Ini Dia Beberapa Temuan Hasil Audit Internal Perpustakaan Unsyiah

IMG_20171109_101113

Librisyiana, Darussalam – UPT.Perpustakaan Unsyiah baru saja menyelesaikan audit internal yang dilaksanakan mulai tanggal 6 November hingga 8 November 2017 lalu. Kegiatan ini bertujuan untuk melihat apa saja kekurangan yang masih dimiliki oleh bagian-bagian yang ada di Perpustakaan Unsyiah dan juga menyiapkan para pustakawan dalam menghadapi auditor dari BAN-PT, PERPUSNAS RI, dan TUV RHEINLAND sehingga Perpustakaan Unsyiah bisa kembali meraih akreditasi A dan ISO. Setelah sukses melaksanakan audit, pada Kamis 9/11/2017, para pustakawan mengadakan rapat memaparkan hasil temuan selama audit di ruang seminar lantai 3 Perpustakaan Unsyiah. Dalam rapat ini kepala Perpustakaan Unsyiah, Taufiq Abdul Gani, mengucapkan terima kasih kepada ketua audit dan kepada seluruh tim audit yang telah melaksanakan audit dengan baik. Rapat ini dipimpin langsung oleh ketua audit internal yaitu Charlis Siana Rosita.

Pada tanggal 6 November pukul 09.00 hingga 16.00 WIB, tim audit melakukan audit pada bagian layanan pemustaka seperti sirkulasi, on reserved, karya ilmiah, serial, dan digital corner. Pada tanggal 7 November pukul 09.00 hingga 16.00 WIB, audit dilakukan pada bagian pelayanan teknis yaitu pengolahan koleksi baru, dan pemeliharaan koleksi. Kemudian selesai asar dilanjutkan audit pada bagian penjaminan mutu hingga pukul 18.00 WIB. Hari terakhir 8 November pukul 09.00 hingga 12.00 WIB, audit dilaksanakan di bagian automasi yaitu perencanaan IT. Kemudian dilanjutkan audit pada bagian TU hingga pukul 16.00 WIB.

IMG_20171109_101241

“Pada bagian layanan pemustaka, terutama sirkulasi ada beberapa hal yang kami temui. Pertama masalah tagihan denda yang ada di sistem tidak ditangani dengan baik. Ada denda yang sudah beberapa bulan tapi dibiarkan begitu saja, seharusnya tagihan denda itu dikirimkan langsung setiap bulan ke fakultas disertai dengan buku ekspedisi dan juga melalui email. Kedua, kami juga melihat interior sirkulasi sangat tidak enak dipandang, karena berserakan dengan barang staf. Seharusnya sirkulasi yang menjadi pusat utama harus lebih rapi. Kemudian untuk buku yang bermasalah jangan hanya dibiarkan menumpuk di sirkulasi, namun sebaiknya setiap pagi haruslah dibawa langsung ke pelayanan teknis agar segera ditangani,” ungkap Mauzunani tim auditor bagian layanan pemustaka.

“Selanjutnya audit layanan teknis bagian check in, kami lakukan audit melalui survei pada pemustaka. Dilantai 2 kami melakukan survei secara random, setiap 5 pemustaka yang naik akan kami pilih satu orang dan kami tanyai. Dari 14 sampel yang berhasil kami tanyai, hasilnya adalah 9 sample menjawab pelayanan check in sudah baik, sisanya ada yang menjawab tidak diperiksa tas cuma ditanya saja apakah ada meminjam buku, ada juga yang menjawab ada diperiksa tas tapi tidak dengan cara seksama dan ada juga yang menjawab jarang diperiksa tas,” lanjutnya.

Ketua tim auditor juga mengatakan bahwa selain mengecek langsung dan survei, bagian check in juga di audit dengan role play. Ada dua role play yang dilakukan, pertama dimana seorang pemustaka diminta untuk menggunakan KTM temannya dan mengembalikan buku, ternyata pemustaka ini lolos dari check in. Tetapi berhasil diketahui oleh bagian sirkulasi. Kedua, seorang pemustaka diminta untuk berpura-pura tidak membawa kartu dan diminta untuk mengakui bahwa rumahnya jauh dan dia disuruh untuk memohon dibolehkan masuk untuk hanya mengembalikan buku yang sudah terlambat, ternyata check in mengizinkan, dan tim auditor meminta pemustaka ini untuk berkeliling seluruh lantai pustaka, namun tidak ada tindakan apapun dari petugas check in, misalnya diawasi. Berdasarkan hal ini, tim auditor menemui bahwa pada bagian check in masih belum ada peraturan yang jelas. Hal ini sangat disayangkan, takutnya nanti akan ada yang melakukan complain. Hal ini tentu saja harus diperbaiki.

Mauzunani tim auditor bagian layanan pemustaka mengungkapkan bahwa, ia juga melakukan audit pada bagian check out dengan cara dua kali survei. “Kami melakukan dua kali survei pada bagian check out. Survei pertama kami mengambil 30 sample dan hasilnya rata-rata menjawab pelayanannya sudah bagus. Pertama kali kami curiga, apakah pemustaka sudah dikabari sebelumnya akan diadakan audit. Jadi kami mengambil keputusan untuk melakukan survei yang kedua dengan 25 sample. Namun hasilnya tetap sama, dimana mereka menjawab layanan check out sudah baik. Berarti dengan hasil yang sama ini, menunjukkan bahwa pelayanan bagian check out memang sudah baik,” pungkasnya.

Hasil-hasil temuan ini diharapkan bisa diperbaiki oleh setiap unit kerja yang ada di Perpustakaan Unsyiah, sehingga Perpustakaan Unsyiah bisa terus menjadi lebih baik kedepannya. [Moli]

Share This:

Comments

comments

Bookmark the permalink.