Ketua Pelayanan dan Teknis : “Melalui Data Yang Akurat, Kami Akan Wujudkan Zero Complain”

IMG_20170130_103642

Librisyiana, Darussalam- Dengan ratusan ribu koleksi, sudah sangat pantas UPT.Perpustakaan Unsyiah menjadi central library Unsyiah yang berkualitas. Namun mengelola ratusan ribu koleksi ini tidaklah mudah, oleh karenanya salah satu fokus utama perpustakaan Unsyiah di tahun 2017 ini adalah mengenai keakuratan koleksi.

“Masalah yang terjadi saat ini mengenai koleksi yaitu info yang ada di data base tidak akurat. Kami menemukan antara judul dan eksemplar buku nyaris sama banyak. Seharusnya jumlah judul buku adalah setengah dari eksemplar, karena eksemplar harus lebih banyak dari pada judul buku. Dimana jika satu judul buku, bisa terdiri dari 5 atau 10 eksemplar. Malahan, dulu sempat kejadian dimana jumlah judul buku lebih tinggi daripada jumlah eksemplar. Menurut perkiraan saya, ini masalahnya bisa berasal dari dua faktor, yang pertama mungkin kesalahan dari data base yang mana belum bisa menyatukan setiap judul yang sama. Kedua kesalahan yang berasal dari human error, dimana bisa jadi pada saat peng-entry-an koleksi, staf pustaka mengetik satu per satu, tidak menyatukan buku yang terdiri dari beberapa eksemplar. Jadi masalahnya ada dua, yaitu kesalahan pengetikan atau human error dan bisa jadi kesalahan dari sistem sendiri, ada judul yang sama namun tidak mau menyatu. Jadi sekarang kami mencoba untuk memperbaiki datanya. Sebenarnya kami sudah memulai pelan-pelan sejak pertengahan bulan Mei tahun 2016 dan kami targetkan untuk bisa selesai di tahun 2017 ini. Perlu diketahui, untuk memperbaiki data-data yang ada dalam sistem tidaklah mudah dan tidak bisa langsung diselesaikan hanya dalam satu bulan. Bisa dikatakan mencari data koleksi yang salah dalam sistem, bagaikan mencari jarum dalam tumpukan jerami”, ungkap Charlis Siana Rosita, Ketua bidang pelayanan dan teknis.

“Saat ini banyak terjadi komplain mengenai koleksi. Contohnya saja ada buku yang No Data dan buku itu dikembalikan ke kami, dan selanjutnya kami cek. Buku-buku yang No Data ada sekitar 17 ribu koleksi, dan pelan-pelan sudah diperbaiki. Komplain yang lain diamana seharusnya buku yang dicari oleh mahasiswa ready di rak, tapi no data di OPAC, sehingga tidak bisa dipinjam. Tidak hanya itu, pernah juga terjadi buku yang dicari di OPAC tersedia, namun ketika dilihat di rak, buku tersebut tidak ada. Ini sering di complain. Hal ini bisa jadi karena bukunya hilang, masih ada disirkulasi yang belum di bawa ke meja transfer, sedang di baca orang, dan terdapat juga kemungkinan ada mahasiswa yang menyimpan di rak lain. Untuk menangani buku yang disimpan di rak lain, petugas shelving akan langsung menarik jika ada nomor yang tidak sesuai dengan di rak. tidak bisa. Masalah ini juga muncul karena ada migrasi sistem. Banyak perubahan di sistem dari uilis 1, uilis 2, slim. Mungkin pada saat pemindahan datanya terjadi kesalahan pengetikan misalnya judul buku, pengarang, dan lain sebagainya”, lanjutnya.

Ia berharap, semoga kedepannya bagian pelayanan dan teknis bisa  “zero complain” , dalam artian tidak terdapat lagi kesalahan-kesalahan dan semua data koleksi bisa akurat. Oleh karenanya, agar tidak lagi mendengar komplain seperti  “Bu, bukunya tidak ada, “Bu, bukunya tidak bisa dipinjam” dan lain sebagainya, ia dan timnya akan bekerja keras untuk mewujudkannya. [Moli]

Share This:

Comments

comments

Bookmark the permalink.